Wie funktioniert die 1-Prozent-Regelung bei der Firmenwagennutzung?

Die 1-Prozent-Regelung bei Firmenwagennutzung: Welche Methode ist die Richtige für Sie?

Die Nutzung eines Firmenwagens für private Zwecke wird vom Finanzamt als geldwerter Vorteil betrachtet und muss versteuert werden. Es gibt zwei Methoden, um die Steuerlast zu ermitteln: das Führen eines Fahrtenbuchs oder die sogenannte 1-Prozent-Regelung. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Methode in Ihrem Fall die günstigere Alternative sein kann.

Hintergrund: Was ist ein geldwerter Vorteil?

Ein geldwerter Vorteil bezeichnet eine Sachleistung, die einem Arbeitnehmer oder einer Arbeitnehmerin vom Unternehmen zusätzlich zum Gehalt gewährt wird. Diese Sachleistung, auch Sachbezug genannt, stellt eine steuerpflichtige Einnahme dar.

Ein prominentes Beispiel für einen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil ist die private Nutzung eines Dienstwagens. Auch Selbstständige, die kein festes Gehalt beziehen, müssen steuerlich zwischen privater und betrieblicher Nutzung unterscheiden.

Zwei Methoden der Ansetzung eines Dienstwagens

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, einen Firmenwagen anzusetzen: durch das Führen eines Fahrtenbuchs oder durch die Anwendung der 1-Prozent-Regelung.

Die 1-Prozent-Regelung ist eine pauschale Methode, bei der 1 % des Bruttoinlandslistenpreises des Autos monatlich als geldwerter Vorteil versteuert werden muss, zusätzlich 0,03 % des Bruttoinlandslistenpreises pro Kilometer zwischen Wohnort und Arbeitsplatz.

Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung für Selbstständige: Was ist besser?

Die günstigere Alternative hängt von der individuellen Nutzung des Firmenwagens ab. Bei geringer privater Nutzung ist das Führen eines Fahrtenbuchs empfehlenswert, während die 1-Prozent-Regelung bei einem hohen Privatnutzungsanteil vorteilhafter sein kann.

Was beim Führen eines Fahrtenbuchs zu beachten ist:

1. Lückenlose Erfassung: Alle Fahrten müssen vollständig und lückenlos erfasst werden. Dazu gehören dienstliche Fahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz, private Fahrten sowie Familienheimfahrten.
2. Pflichtangaben: Zu jeder Fahrt müssen bestimmte Pflichtangaben gemacht werden, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Dazu gehören das Datum der Fahrt, der Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt, das Ziel der Reise, eventuelle Umwege, der Zweck der dienstlichen Reise sowie der aufgesuchte Geschäftskontakt.
3. Besondere Erleichterungen: Unter bestimmten Umständen können spezielle Erleichterungen in Anspruch genommen werden. So ist es beispielsweise erlaubt, bei regelmäßigen Dienstfahrten zu denselben Kunden eine Kund:innenliste zu führen, in der nur die jeweilige Kundennummer als Reiseziel eingetragen wird.
4. Geschlossene Buchform: Das Fahrtenbuch muss in geschlossener Buchform geführt werden, um die Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.

Nachweis von Kosten:

Zusätzlich zur Erfassung der Fahrten müssen auch die tatsächlich entstandenen Kosten durch Rechnungen oder Quittungen belegt werden. Hierzu gehören nicht nur Benzinkosten, sondern auch Aufwendungen für Reparaturen, TÜV, Versicherung und Leasingraten.

Die 1-Prozent-Regelung für das dienstliche Auto – Die 1-Prozent-Regelung ist einfacher, da sie eine pauschale Methode darstellt. Sie basiert auf dem Bruttolistenpreis des Autos und der Entfernung zwischen Arbeitsplatz und Wohnort. Für Geschäftsführer einer Gesellschaft gestaltet sich die steuerliche Bewertung etwas komplexer. Der geldwerte Vorteil wird zum zu versteuernden Gehalt hinzugerechnet.

Wechsel zwischen Fahrtenbuch und 1-Prozent-Regelung

Wann ist ein Wechsel möglich?

Jahreswechsel: Grundsätzlich ist ein Wechsel zwischen den beiden Besteuerungsmethoden nur zum Jahreswechsel möglich.

Neue Anschaffung: Eine Ausnahme bildet der Fall, wenn im Laufe des Jahres ein neues Fahrzeug angeschafft wird. In diesem Fall kann die Methode zur Berechnung des Nutzungswerts zum Zeitpunkt der Anschaffung des Fahrzeugs neu bestimmt werden.

Wechsel vom Fahrtenbuch zur 1-Prozent-Regelung:

Wenn Sie bisher ein Fahrtenbuch geführt haben, können Sie zum Beginn eines neuen Steuerjahres auf die 1-Prozent-Regelung umstellen. Hierbei ist zu beachten, dass die Umstellung rechtzeitig, also vor Beginn des neuen Steuerjahres, beim Finanzamt angezeigt werden muss.
Wechsel von der 1-Prozent-Regelung zum Fahrtenbuch:

Wenn Sie bisher die 1-Prozent-Regelung angewendet haben, können Sie zu Beginn eines neuen Steuerjahres auf das Führen eines Fahrtenbuchs umsteigen. Auch hier muss die Umstellung rechtzeitig beim Finanzamt angezeigt werden.

Besonderheit bei einem Fahrzeugwechsel:

Wenn im Laufe des Jahres ein neues Fahrzeug angeschafft wird, haben Sie die Möglichkeit, die Methode zur Berechnung des Nutzungswerts neu festzulegen. Dies ist unabhängig vom Jahreswechsel möglich.

Beachten Sie:

Unabhängig von der Methode, die Sie verwenden, ist es wichtig, sämtliche Aufzeichnungen und Belege sorgfältig aufzubewahren. Dies dient der Nachvollziehbarkeit und der reibungslosen Abwicklung bei möglichen Prüfungen durch das Finanzamt.

Fazit

Welche Methode steuerlich günstiger ist, hängt von individuellen Faktoren ab und sollte mit einem Steuerberater besprochen werden. Die Zuordnung des Fahrzeugs als Betriebsvermögen kann auch Auswirkungen auf die betriebliche Buchhaltung und den Unternehmensgewinn haben. Es ist ratsam, die individuelle Situation sorgfältig zu prüfen, um die beste Entscheidung zu treffen.