Bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters sind verschiedene Anmeldungen und Meldungen an das Finanzamt und die Sozialversicherung erforderlich. Diese Prozesse können komplex sein, insbesondere wenn die erforderlichen Daten nicht vollständig vorliegen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Unterlagen benötigt werden, wie Sie fehlende Informationen erhalten können und welche spezifischen Meldungen erforderlich sind.
Inhaltsübersicht
Anmeldung neuer Mitarbeiter: Diese Unterlagen sind wichtig
Neue Mitarbeiter müssen eine Vielzahl von Unterlagen und Daten vorlegen, die für die Meldung beim Finanzamt und der Krankenkasse erforderlich sind. Dazu gehören:
- Die Steueridentifikationsnummer
- Den Versicherungsnummernachweis (ehemals Sozialversicherungsausweis)
- Die Mitgliedsbescheinigung seiner Krankenkasse
- Den Nachweis der Elternschaft, wenn nicht aus dem Kinderfreibetrag ersichtlich, insbesondere wegen dem Pflegeversicherungszuschlag für Kinderlose.
Versicherungsnummernnachweis löst seit 2023 Sozialversicherungsausweis ab
Seit Januar 2023 gibt es den Versicherungsnummernnachweis, der den Sozialversicherungsausweis ersetzt. Er enthält dieselben Daten wie der Sozialversicherungsausweis und ist digital bei der Datenstelle der Deutschen Rentenversicherung hinterlegt. Arbeitnehmer müssen den Nachweis nicht mehr bei einem Jobwechsel vorlegen. Stattdessen müssen Arbeitgeber die Versicherungsnummer bei der Datenstelle der Rentenversicherung abrufen.
Hier müssen Sie den neuen Mitarbeiter anmelden
Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft
1. Ermittlung der Gefahrennummer
Die Gefahrennummer ist eine eindeutige Kennung für die Branche oder Tätigkeit Ihres Unternehmens. Sie identifiziert die spezifischen Gefahren, denen Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit ausgesetzt sein könnten. Die Gefahrennummer wird benötigt, um Ihr Unternehmen korrekt bei der Berufsgenossenschaft anzumelden.
Um die richtige Gefahrennummer für Ihr Unternehmen zu ermitteln, können Sie entweder die Liste der Gefahrenklassen der Berufsgenossenschaften durchgehen oder sich direkt an Ihre zuständige Berufsgenossenschaft wenden.
2. Unternehmensnummer
Die Unternehmensnummer ist eine eindeutige Identifikationsnummer, die Ihrem Unternehmen von der Berufsgenossenschaft zugewiesen wird. Sie wird benötigt, um Ihr Unternehmen innerhalb der Berufsgenossenschaft zu identifizieren und die Kommunikation sowie die Abwicklung von Versicherungsangelegenheiten zu erleichtern.Nach der Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft erhalten Sie Ihre Unternehmensnummer in der Regel zusammen mit weiteren Informationen und Dokumenten.
3. PIN (Persönliche Identifikationsnummer)
Die PIN ist ein persönlicher Code, der Ihnen Zugang zu den Online-Services der Berufsgenossenschaft ermöglicht. Mit Ihrer PIN können Sie beispielsweise Beitragsnachweise einreichen, Mitarbeiterdaten aktualisieren und Unfälle melden.
Nach der Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft erhalten Sie Ihre PIN zusammen mit Ihren Zugangsdaten für die Online-Services.
Anmeldung beim Finanzamt
Um die elektronischen Lohnsteuermerkmale eines neuen Mitarbeiters beim Finanzamt abfragen zu können, müssen Arbeitgeber diesen im Rahmen des ELStAM-Verfahrens anmelden. Dazu benötigen sie folgende Daten:
- Das Geburtsdatum des Mitarbeiters
- Seine Steueridentifikationsnummer
- Die Information, ob es sich um ein Hauptarbeitsverhältnis oder ein Nebenarbeitsverhältnis handelt.
Minijobber, deren Lohnsteuer pauschal berechnet wird, müssen nicht beim Finanzamt angemeldet werden.
Anmeldung zur Sozialversicherung
Auch bei der Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) ist eine Meldung erforderlich. Anzumelden sind unter anderem Arbeitnehmer, die pflichtversichert sind, die die Jahresarbeitsentgeltgrenze überschreiten, oder Minijobber. Die Anmeldung muss spätestens mit der ersten Entgeltabrechnung, innerhalb von 6 Wochen nach Beginn der Beschäftigung, erfolgen.
Für Minijobber ist die Minijob-Zentrale zuständig
Für geringfügig Beschäftigte (Minijobber) erfolgt die Anmeldung bei der Minijob-Zentrale. Diese muss ebenfalls spätestens mit der ersten Entgeltabrechnung, innerhalb von 6 Wochen nach Beginn der Beschäftigung, erfolgen.
In bestimmten Branchen ist eine Sofortmeldung vorgeschrieben
In einigen Branchen ist eine Sofortmeldung des Arbeitsbeginns erforderlich, um Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung zu bekämpfen. Diese Meldung muss spätestens am Tag der Arbeitsaufnahme erfolgen und betrifft unter anderem das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe sowie das Wach- und Sicherheitsgewerbe.
Wenn Sie zum ersten Mal Mitarbeiter einstellen
Bevor Sie Ihren ersten Mitarbeiter einstellen, müssen Sie eine Betriebsnummer beantragen. Diese benötigen Sie für alle zukünftigen Meldungen und Beitragszahlungen. Zudem müssen Sie Ihren Betrieb beim Finanzamt anmelden, entweder für die Durchführung der Entgeltabrechnung selbst oder für die Beauftragung eines Dritten, wie beispielsweise eines Steuerberaters.
Alle Meldungen müssen elektronisch erfolgen
Alle Meldungen im Zusammenhang mit der Anmeldung neuer Mitarbeiter müssen elektronisch erfolgen. Dazu benötigen Sie entsprechende Programme für die Lohnabrechnung und die Sozialversicherungsmeldungen.
Falsche Angaben können zu Nachforderungen führen
Falsche Angaben bei der Sozialversicherung können zu Bußgeldern und hohen Nachforderungen führen. Arbeitgeber können sich jedoch durch das Ausfüllen eines schriftlichen Fragebogens durch den Mitarbeiter vor Strafen schützen.
Kontakt zu Berlin Secretary Consulting
Für weitere Informationen und Beratungsdienste, auch auf Polnisch und Englisch, steht Berlin Secretary Consulting zur Verfügung. Kontaktdaten und weitere Informationen finden Sie auf ihrer Website. Die rechtzeitige und korrekte Anmeldung neuer Mitarbeiter ist entscheidend, um gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Durch die Zusammenarbeit mit kompetenten Beratern können Arbeitgeber sicherstellen, dass sie alle erforderlichen Schritte korrekt durchführen.
