Abstimmen von Bewirtungskosten ÔÇô welche Kosten sind abziehbar?

Im Zuge der Jahresabschlussvorarbeiten muss auch das Konto Bewirtungskosten ├╝berpr├╝ft werden. Lesen Sie hier, welche Kontrollen Sie durchf├╝hren sollten.

Abzugsf├Ąhige und nicht abzugsf├Ąhige Bewirtungskosten

F├╝r die Bewirtung von Personen aus gesch├Ąftlichem Anlass k├Ânnen grunds├Ątzlich Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Steuerlich sind hier jedoch Einschr├Ąnkungen zu beachten sowie formale Voraussetzungen und Nachweispflichten zu erf├╝llen. Eine Bewirtung liegt vor, wenn Personen

  • Speisen,
  • Getr├Ąnke,
  • sonstige zum sofortigen Verzehr bestimmte Genussmittel sowie
  • dazugeh├Ârige Nebenkosten (Trinkgelder, Garderobengeb├╝hren)

angeboten werden. Die Versorgung von Personen mit Kaffee, Tee, Getr├Ąnken und Geb├Ąck, z.B. im Rahmen von Besuchen oder Besprechungen, stellt keine Bewirtung im steuerlichen Sinn dar ÔÇô sofern der Umfang geringf├╝gig ist und es sich um eine ├╝bliche Geste der H├Âflichkeit handelt.

Bewirtungskosten: So gehen Sie vor

Von den entstandenen Bewirtungsaufwendungen k├Ânnen, sofern sie je nach Branche und Einzelfall als angemessen angesehen werden k├Ânnen, 70 % als Betriebsausgaben angesetzt werden.

30 % der Aufwendungen sind als nicht abzugsf├Ąhige Betriebsausgaben zu ber├╝cksichtigen. Die Vorsteuer kann allerdings aus den gesamten Bewirtungskosten (100 %) geltend gemacht werden, sofern die allgemeinen Voraussetzungen f├╝r den Vorsteuerabzug (z.B. ordnungsgem├Ą├če Rechnung) erf├╝llt sind. Sind die Aufwendungen nicht angemessen, ist ein Vorsteuerabzug aber generell ausgeschlossen.

Die steuerlichen Voraussetzungen zur Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen sowie die entsprechenden Nachweispflichten sollten im Rahmen der Abstimmarbeiten zumindest stichprobenartig ├╝berpr├╝ft werden, da diese Belege h├Ąufig im Fokus von Betriebspr├╝fern stehen.

Arbeitnehmerbewirtungen sind in vollem Umfang auch Betriebsausgaben

Aufwendungen f├╝r die ausschlie├čliche Bewirtung von Arbeitnehmern, z.B. bei Betriebsfesten, k├Ânnen voll abgezogen werden, da eine solche Bewirtung in der Regel nicht gesch├Ąftlich, sondern allgemein betrieblich veranlasst ist. Hier gilt seit 2015 ein lohnsteuerfreier Freibetrag von 110 Euro pro teilnehmenden Arbeitnehmer. Die diesen Freibetrag ├╝bersteigenden Kosten sind lohnsteuerpflichtig. Der Arbeitgeber kann allerdings die Lohnsteuer pauschal mit 25 % ermitteln und ├╝bernehmen, um die Teilnahme der Mitarbeiter nicht im Nachgang mit anfallender Lohnsteuer zu bestrafen. In die 110-EUR-Freibetragsgrenze sind allerdings auch die Kosten f├╝r teilnehmende Partner und Kinder mit einzubeziehen.

Nicht nur zur richtigen Verbuchung, sondern auch zur Ordnungsm├Ą├čigkeit der Belege gibt es zus├Ątzliche Vorschriften.

Diese Aufzeichnungen m├╝ssen Sie f├╝hren

Zum Nachweis der Bewirtungskosten hat der Unternehmer schriftlich aufzuzeichnen:

  • Ort,
  • Tag,
  • gesch├Ąftlicher Anlass der Bewirtung,
  • die Teilnehmer (namentliche Nennung) sowie
  • die H├Âhe der Aufwendungen.

Der Anlass der Bewirtung sollte so konkret wie m├Âglich dokumentiert werden. Pauschale Angaben wie” Infogespr├Ąch”, “Arbeitsessen” oder “Gesch├Ąftsessen” reichen den Finanz├Ąmtern nicht aus.

Die verzehrten Speisen und Getr├Ąnke m├╝ssen aus der Rechnung einzeln aufgeschl├╝sselt mit Angabe der Einzelpreise hervorgehen. Die Finanzverwaltung erkennt nur noch solche Rechnungen an, die maschinell erstellt und registriert werden; die fr├╝her ├╝bliche handschriftliche “Zusammenrechnung” auf dem Kellnerblock reicht nicht aus. Ab einem Betrag von 250 Euro muss die Rechnung zudem den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten.

Praxis-Tipp: Quick-Check von Betriebspr├╝fern

Eine beliebte Methode zur schnellen ├ťberpr├╝fung der Ordnungsm├Ą├čigkeit von Bewirtungsbelegen ist bei Betriebspr├╝fern der Vergleich der angegebenen Personenzahl mit der Anzahl der Hauptg├Ąnge auf dem Gastronomie-Beleg. Gibt es hier Abweichungen, erfolgen in der Regel detaillierte ├ťberpr├╝fungen und zielgerichtete Nachfragen.

Bauen Sie diesen schnellen Vergleich in Ihre (stichprobenartigen) Abstimmungspr├╝fungen mit ein; es geht schnell und Sie k├Ąmpfen mit den “Waffen” der Pr├╝fer.

F├╝r die Geltendmachung von Bewirtungskosten als Betriebsausgabe sind H├Âhe und gesch├Ąftliche Veranlassung zeitnah – sp├Ątestens im Rahmen des Monatsabschlusses ÔÇô schriftlich nachzuweisen. Von einer Abarbeitung der unterj├Ąhrig gesammelten Bewirtungsbelege im Rahmen des Jahresabschlusses ist abzuraten.

Fundstelle: Haufe-Online Redaktion

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