Abstimmen von Bewirtungskosten – welche Kosten sind abziehbar?

Im Zuge der Jahresabschlussvorarbeiten muss auch das Konto Bewirtungskosten überprüft werden. Lesen Sie hier, welche Kontrollen Sie durchführen sollten.

Abzugsfähige und nicht abzugsfähige Bewirtungskosten

Für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass können grundsätzlich Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Steuerlich sind hier jedoch Einschränkungen zu beachten sowie formale Voraussetzungen und Nachweispflichten zu erfüllen. Eine Bewirtung liegt vor, wenn Personen

• Speisen,
• Getränke,
• sonstige zum sofortigen Verzehr bestimmte Genussmittel sowie
• dazugehörige Nebenkosten (Trinkgelder, Garderobengebühren)

angeboten werden. Die Versorgung von Personen mit Kaffee, Tee, Getränken und Gebäck, z.B. im Rahmen von Besuchen oder Besprechungen, stellt keine Bewirtung im steuerlichen Sinn dar – sofern der Umfang geringfügig ist und es sich um eine übliche Geste der Höflichkeit handelt.

Bewirtungskosten: So gehen Sie vor

Von den entstandenen Bewirtungsaufwendungen können, sofern sie je nach Branche und Einzelfall als angemessen angesehen werden können, 70 % als Betriebsausgaben angesetzt werden.

30 % der Aufwendungen sind als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben zu berücksichtigen. Die Vorsteuer kann allerdings aus den gesamten Bewirtungskosten (100 %) geltend gemacht werden, sofern die allgemeinen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug (z.B. ordnungsgemäße Rechnung) erfüllt sind. Sind die Aufwendungen nicht angemessen, ist ein Vorsteuerabzug aber generell ausgeschlossen.

Die steuerlichen Voraussetzungen zur Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen sowie die entsprechenden Nachweispflichten sollten im Rahmen der Abstimmarbeiten zumindest stichprobenartig überprüft werden, da diese Belege häufig im Fokus von Betriebsprüfern stehen.

Arbeitnehmerbewirtungen sind in vollem Umfang auch Betriebsausgaben

Aufwendungen für die ausschließliche Bewirtung von Arbeitnehmern, z.B. bei Betriebsfesten, können voll abgezogen werden, da eine solche Bewirtung in der Regel nicht geschäftlich, sondern allgemein betrieblich veranlasst ist. Hier gilt seit 2015 ein lohnsteuerfreier Freibetrag von 110 Euro pro teilnehmenden Arbeitnehmer. Die diesen Freibetrag übersteigenden Kosten sind lohnsteuerpflichtig. Der Arbeitgeber kann allerdings die Lohnsteuer pauschal mit 25 % ermitteln und übernehmen, um die Teilnahme der Mitarbeiter nicht im Nachgang mit anfallender Lohnsteuer zu bestrafen. In die 110-EUR-Freibetragsgrenze sind allerdings auch die Kosten für teilnehmende Partner und Kinder mit einzubeziehen.

Nicht nur zur richtigen Verbuchung, sondern auch zur Ordnungsmäßigkeit der Belege gibt es zusätzliche Vorschriften.

Diese Aufzeichnungen müssen Sie führen

Zum Nachweis der Bewirtungskosten hat der Unternehmer schriftlich aufzuzeichnen:

• Ort,
• Tag,
• geschäftlicher Anlass der Bewirtung,
• die Teilnehmer (namentliche Nennung) sowie
• die Höhe der Aufwendungen.

Der Anlass der Bewirtung sollte so konkret wie möglich dokumentiert werden. Pauschale Angaben wie” Infogespräch”, “Arbeitsessen” oder “Geschäftsessen” reichen den Finanzämtern nicht aus. Die verzehrten Speisen und Getränke müssen aus der Rechnung einzeln aufgeschlüsselt mit Angabe der Einzelpreise hervorgehen. Die Finanzverwaltung erkennt nur noch solche Rechnungen an, die maschinell erstellt und registriert werden; die früher übliche handschriftliche “Zusammenrechnung” auf dem Kellnerblock reicht nicht aus. Ab einem Betrag von 250 Euro muss die Rechnung zudem den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten.

Praxis-Tipp: Quick-Check von Betriebsprüfern

Eine beliebte Methode zur schnellen Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit von Bewirtungsbelegen ist bei Betriebsprüfern der Vergleich der angegebenen Personenzahl mit der Anzahl der Hauptgänge auf dem Gastronomie-Beleg. Gibt es hier Abweichungen, erfolgen in der Regel detaillierte Überprüfungen und zielgerichtete Nachfragen.

Bauen Sie diesen schnellen Vergleich in Ihre (stichprobenartigen) Abstimmungsprüfungen mit ein; es geht schnell und Sie kämpfen mit den “Waffen” der Prüfer.

Für die Geltendmachung von Bewirtungskosten als Betriebsausgabe sind Höhe und geschäftliche Veranlassung zeitnah – spätestens im Rahmen des Monatsabschlusses – schriftlich nachzuweisen. Von einer Abarbeitung der unterjährig gesammelten Bewirtungsbelege im Rahmen des Jahresabschlusses ist abzuraten.

Fundstelle: Haufe-Online Redaktion