Digitale Prüfung: 9 Tipps für eine erfolgreiche Betriebsprüfung
Prüfungen durch die Finanzbehörden gehören zu den ungeliebten Pflichten für Unternehmen, insbesondere wenn das Finanzamt auf digitale Außenprüfungen setzt. Diese Form der Prüfung, die auf elektronischem Weg durchgeführt wird, spart zwar oft die Anwesenheit eines Prüfers vor Ort, erfordert jedoch eine gründliche Vorbereitung und ein Verständnis für die Prozesse. Unternehmen, die sich darauf vorbereiten, können dem digitalen Zugriff des Prüfers entspannt entgegensehen. Hier sind neun Tipps, um eine digitale Betriebsprüfung erfolgreich zu überstehen:
1. Frühzeitige Vorbereitung ist entscheidend
Warten Sie nicht bis zum letzten Moment, um sich auf die Prüfung vorzubereiten. Beginnen Sie bereits bei Erhalt der Prüfungsanordnung damit, alle prüfungsrelevanten Daten zu sammeln und zu organisieren. 14 Tage vor Prüfungsbeginn sind oft zu spät, um alle notwendigen Informationen bereitzustellen.
2. Verfahrensdokumentationen beachten
Eine detaillierte Verfahrensdokumentation ist unerlässlich, um die Abläufe der Datenverarbeitung im Unternehmen transparent und nachvollziehbar zu gestalten. Diese Dokumentation sollte lückenlos sein und sicherstellen, dass die Prozesse gemäß den gesetzlichen Anforderungen ablaufen.
3. Rechtssichere Archivierung gewährleisten
Die rechtssichere Archivierung von Dokumenten ist von zentraler Bedeutung. Nur spezielle Dokumenten-Management-Systeme, die den GoBD-Richtlinien entsprechen, sind dafür geeignet. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Archivierungssysteme den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
4. Investition in Ausbildung und Kontrolle
Regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter, die mit steuerlichen und buchhalterischen Daten arbeiten, sind unerlässlich. Checklisten und Kontrollsysteme können dazu beitragen, Fehler zu minimieren und die Dokumentation zu verbessern.
5. Regelmäßige Plausibilitätschecks durchführen
Laufende Plausibilitätschecks sollten Teil der Unternehmenspraxis sein, um mögliche Fehler frühzeitig zu erkennen. Data-Mining- und Analyse-Tools können dabei helfen, Unstimmigkeiten in den Daten zu identifizieren und zu korrigieren.
6. Kenntnis der Zugriffsmethoden des Prüfers
Der Prüfer kann auf verschiedene Weise auf die Unternehmensdaten zugreifen. Unternehmen sollten sich mit den verschiedenen Zugriffsmethoden vertraut machen und sicherstellen, dass sie die erforderlichen Daten in der gewünschten Form bereitstellen können.
7. Kenntnis der Regeln und Rechte
Es ist wichtig, die Regeln und Rechte im Zusammenhang mit der Betriebsprüfung zu kennen. Unternehmen haben bestimmte Rechte, wie beispielsweise das Recht, den Prüfungstermin zu verschieben, und sollten diese bei Bedarf nutzen.
8. Mitarbeiterbriefing
Mitarbeiter sollten darüber informiert werden, wer für welche Fragen des Prüfers zuständig ist. Eine klare Kommunikation kann dazu beitragen, den Prüfungsprozess reibungslos zu gestalten und den Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter zu minimieren.
9. Unterstützung durch einen Steuerberater in Anspruch nehmen
Ein erfahrener Steuerberater kann während der Prüfung wertvolle Unterstützung bieten und dazu beitragen, Nachzahlungen zu vermeiden. Unternehmen sollten die Expertise ihres Steuerberaters bei allen Phasen der Prüfung nutzen.
Eine digitale Betriebsprüfung mag zunächst einschüchternd wirken, jedoch ist sie letztendlich ein formeller Prozess, dem bestimmte Regeln folgen. Mit der richtigen Vorbereitung, Schulung der Mitarbeiter und Unterstützung durch einen erfahrenen Steuerberater können Unternehmen diesen Prozess erfolgreich durchlaufen und mögliche Risiken minimieren.
